Dossiervorming 

Voor cliënten die vallen onder de Jeugdwet, WMO of WLZ is er een dossierplicht, dit betekent dat er altijd persoonsgegevens worden vastgelegd in een Elektronisch Cliëntendossier.  

Voor alle cliënten geldt dat verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de zorgovereenkomst. Met andere woorden, als zorgverlener moet De Loods Zorg voor jou persoonsgegevens verwerken in een dossier, om goede zorg en begeleiding te kunnen leveren. Hierin wordt alleen noodzakelijke informatie opgeslagen.  

Om onze zorg en begeleiding te kunnen optimaliseren, kunnen deze gegevens tevens worden gebruikt om de kwaliteit en continuïteit te verbeteren.  

Registratie van persoonsgegevens cliënten De Loods Zorg 

Voor cliënten welke bij De Loods Zorg ‘in zorg’ zijn worden diens persoonlijke gegevens vastgelegd in het Elektronische Cliëntendossier (ECD). Deze voldoet aan alle wettelijke gestelde eisen betreft het beschermen van jouw persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens welke versterkt worden door de verwijzer, en gegevens welke wij van jou ontvangen zoals naam, adres, telefoonnummer, nationaliteit en BSN. Daarnaast staan hier de gegevens in die noodzakelijk zijn voor het leveren van goede zorg en de financiële afwikkeling, zoals de afgegeven beschikking, beschreven persoonlijke situatie, risicotaxatie, het zorgplan en eventuele relevante diagnostiek en medische gegevens.  

De begeleiders van De Loods Zorg werken open en transparant samen met de cliënt en hebben een geheimhoudingsplicht. Het dossier in het ECD is alleen toegankelijk voor mensen die betrokken zijn bij jouw begeleiding en/of zorg, of de administratieve afhandeling hiervan. De toegang tot het ECD is beveiligd met een tweestapsverificatie. 

Informatiedeling 

In de regel geldt dat De Loods Zorg altijd aan de cliënt toestemming vraagt alvorens gegevens op te vragen en/of te delen aan derden en dit hierbij wordt vastlegt in de vorm van een toestemmingsverklaring.  

De enige uitzondering is deze in noodsituaties, crisissituaties en/of uitzonderlijke situaties, waarbij De Loods Zorg gegevens kan en mag opvragen en verstrekken aan derden zonder benodigde toestemming waarbij het in het belang van de cliënt is dat deze gegevens worden uitgewisseld. Hierbij wordt als leidraad de Beroepscode voor professionals in sociaal werk en de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling gebruikt.  

Recht op inzage en recht op correctie en verwijdering 

Een cliënt van De Loods Zorg mag te allen tijde zijn of haar gegevens opvragen met een aanvraagformulier en het tonen van de legitimatie. Minderjarigen, jonger dan 16 jaar oud hebben toestemming nodig van gezaghebbende ouders/verzorgers.  

Cliënten hebben recht op correctie en/of verwijdering van hun persoonsgegevens. Zij mogen De Loods Zorg vragen hun persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te laten schermen. Dit kan wanneer de persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn, niet ter zake doen voor het doel waarvoor deze verzameld zijn, of als deze in het gedrag komen met wet- en/of regelgeving.  

Het correctierecht is niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee iemand het niet eens is, voor zover deze ter zake doen.  

Een verzoek om correctie of verwijdering van gegevens kan worden geweigerd, op het moment dat: De gegevens wettelijk moeten worden bewaard; Het bewaren van de gegevens noodzakelijk is om de cliënt een goede kwaliteit van zorgverlening te bieden of de cliënt te beschermen, bijvoorbeeld tegen geweld; Het bewaren van de gegevens noodzakelijk is in verband met een gerechtvaardigd belang van De Loods Zorg.  

Bewaartermijn 

De Loods Zorg bewaart cliëntgegevens volgens de wettelijke vastgestelde termijnen.  

De Loods Zorg bespreekt het bewaren van inhoudelijke dossier gegevens (en het doel ervan) met de cliënt. Indien de cliënt niet akkoord is met het bewaren van inhoudelijke gegevens van het zorgverlenerstraject, kan deze vragen om gegevens uit het dossier te vernietigen voordat de wettelijke bewaartermijn verstreken is.  

De beslissing of gegevens vernietigd worden ligt bij De Loods Zorg. Het is niet toegestaan gegevens te vernietigen als deze in het belang van iemand anders bewaard dienen te worden.  

Als de cliënt niet meer in zorg is bij De Loods Zorg worden de cliëntgegevens op inactief gezet in de afgeschermde omgeving van het ECD welke De Loods Zorg gebruikt.  

In het kader van nazorg blijft het dossier 3 maanden na het aflopen van de beschikking op actief staan, tenzij de cliënt en/of verwijzer aangeeft dit niet te wensen. Mochten cliënten zich opnieuw aanmelden of worden verwezen, dan kan de opgeslagen informatie uit het dossier met toestemming van de cliënt worden gebruikt bij het hernieuwde (vervolg)traject.  

Dossier informatie over de inhoud van het zorgverlenerstraject kan na afsluiten van het dossier alleen met toestemming van de cliënt worden geraadpleegd door de directie van De Loods Zorg.  

Communicatie 

Correspondentie over de cliënten van De Loods Zorg geschiedt telefonisch, middels het ECD of beveiligde mailomgeving. 

De Loods Zorg gaat zeer zorgvuldig om met de privacy van cliënten en voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).  

Mocht een derde partij of ketenpartner onverhoopt onzorgvuldig omgaan met privacygevoelige informatie (bijvoorbeeld door onbeveiligd te mailen naar De Loods Zorg), dan zal De Loods Zorg deze partij hier direct op aanspreken en nagaan of het van belang is de cliënt informeren naar gelang de inhoudt van het bericht. Mocht er onverhoopt sprake zijn van een datalek, dan zal De Loods Zorg dit kenbaar maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Website 

De website van De Loods Zorg is ‘ssl’ versleuteld (https) en daardoor veilig. Gegevens van onze bezoekers van de website worden niet door ons of derden opgeslagen en niet gebruikt voor reclame-uitingen, nieuwsbrieven, gegevensuitwisseling et cetera. 

Aanpassen privacyverklaring 

Wij behouden ons het recht voor onze privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op de website https://deloodszorg.nl gepubliceerd worden.