Dossiervorming

Voor cliënten die vallen onder de Jeugdwet/WMO/WLZ is er een dossierplicht, dat betekent dat er altijd persoonsgegevens worden vastgelegd. Voor overige cliënten geldt dat verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overkomst. Met andere woorden, de Zorgverlener moet De Loods Zorg persoonsgegevens verwerken in een dossier, om goed werk te kunnen leveren. Persoonsgegevens worden zo min mogelijk, maar zo veel als nodig geregistreerd en uitgewisseld. Zorgverleners werken open met de cliënt, zij bekijken steeds of persoonsgegevens moeten worden geregistreerd en met welk doel.

Registratie persoonsgegevens cliënten De Loods Zorg

Personen die bij De Lood Zorg ‘in zorg’ zijn, zijn in de regel personen met een geldige verwijzing (beschikking) van de een verwijzer (in de regel de gemeente). De Loods Zorg verzamelt de benodigde gegevens en slaat de verzamelde gegevens (zoals wij die van de verwijzer ontvangen) op in het cliëntvolgsysteem dat voldoet aan alle wettelijk gestelde eisen. Dit zijn enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de begeleiding door De Loods Zorg. Begeleiders van De Loods Zorg kennen een geheimhoudingsplicht. Alleen de begeleider(s) die specifiek aan de cliënt zijn gekoppeld kunnen cliëntgegevens inzien. De backoffice van De Loods Zorg monitort het cliëntvolgsysteem en bewaakt of de juiste personen zijn gekoppeld aan de specifieke cliënt. Mocht de gekoppelde, vaste begeleider om welke reden dan ook de begeleiding niet voort kunnen zetten (tijdelijk of permanent) dan zal De Loods Zorg de cliënt informeren en vragen om toestemming zodat de benodigde gegevens kunnen worden gekoppeld aan een nieuwe begeleider. Indien de continuïteit van de dienstverlening is het gedrang is, kan de directie inzage hebben en aanpassingen verrichten aan het cliëntdossier.

Informatiedeling

Voor het verstrekken van informatie over cliënten aan andere instanties vraagt De Loods Zorg toestemming. Alleen in uitzonderlijke situaties, als de veiligheid van de cliënt of die van anderen in gevaar is, kan De Loods Zorg gegevens aan anderen verstrekken zonder toestemming (zie hiervoor ook de meldcode). De cliënt wordt daarover zo snel mogelijk geïnformeerd. De loods Zorg werkt open, transparant en samen met de cliënt. Gegevens worden alleen vastgelegd en uitgewisseld voor zover noodzakelijk voor passende dienstverlening. De Loods Zorg heeft een aantal aanpassingen doorgevoerd in de website, de communicatie, het registratie systeem en de dossiervorming. Hiermee voldoen wij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Recht op inzage en recht op correctie en verwijdering

Een cliënt van De Loods Zorg mag te allen tijde zijn of haar gegevens opvragen middels het aanvraagformulier en het laten zien van legitimatie. Minderjarigen, jonger dan 16 jaar oud hebben toestemming nodig van gezaghebbende ouders/verzorgers. Cliënten hebben recht op correctie en verwijdering van hun persoonsgegevens. Zij mogen De Loods Zorg vragen hun persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Dat kan wanneer hun persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of op een andere manier in strijd met een wet worden gebruikt. Het correctierecht is niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee iemand het niet eens is, voor zover deze ter zake doen. Een verzoek om correctie of verwijdering van gegevens kan worden geweigerd, op het moment dat: De gegevens wettelijk moeten worden bewaard; Het bewaren van de gegevens noodzakelijk is om de klant een goede kwaliteit van dienstverlening te bieden of de klant te beschermen, bijvoorbeeld tegen geweld; Het bewaren van de gegevens noodzakelijk is in verband met een gerechtvaardigd belang van De Loods Zorg. Bijvoorbeeld bij een lopende klachtenprocedure.

Bewaartermijn

De Loods Zorg bewaart cliëntgegevens 15 jaar, volgens de wettelijke termijn. De Loods Zorg bespreekt het bewaren van inhoudelijke dossier gegevens (en het doel ervan) met de cliënt. Indien de cliënt niet akkoord is met het bewaren van inhoudelijke gegevens van het begeleidingstraject, kan deze vragen om gegevens uit het dossier te vernietigen voordat de wettelijke bewaartermijn verstreken is. De beslissing of gegevens vernietigd kunnen worden ligt bij De Loods Zorg. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan gegevens te vernietigen als die in het belang van iemand anders bewaard moeten worden. Als de cliënt niet meer onder begeleiding/behandeling is bij De Loods Zorg worden de cliëntgegevens op inactief gezet in de beschermde omgeving van het cliëntvolgsysteem dat De Loods Zorg gebruikt. In het kader van nazorg blijft het dossier 3 maanden na afloop beschikking op actief staan, tenzij de cliënt/verwijzer aangeeft dit niet te wensen. Mochten cliënten zich opnieuw aanmelden of worden verwezen, dan kan de opgeslagen informatie uit het dossier met toestemming van de cliënt worden gebruikt bij het hernieuwde traject. Het bewaren van inhoudelijke dossier informatie gebeurt in een afgeschemerde omgeving. Dossier informatie over de inhoud van het begeleidingscontact kan na afsluiten van het dossier alleen met toestemming van de cliënt worden geraadpleegd door geautoriseerde personen (directie en backoffice De Loods Zorg). Zorginhoudelijke gegevens zijn na afloop van de begeleiding beperkt inzichtelijk, enkel voor directie en backoffice. Enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor financiële afhandeling en/of productieverantwoording richting betrokken gemeente/ verwijzer worden gedeeld.

Communicatie

Correspondentie over de cliënten van De Loods Zorg geschiedt bij werknemers telefonisch en via Nedap Clientensysteem. Indien communicatie over cliënten via mail/What’s App/SMS onvermijdelijk is dan geschiedt deze communicatie uitsluitend zonder NAW, BSN en andere voor derden herleidbare gegevens. De Loos Zorg gaat zeer zorgvuldig om met de privacy van cliënten. Mocht een derde partij of ketenpartner onverhoopt onzorgvuldig omgaan met privacygevoelige informatie (bijvoorbeeld door onbeveiligd te mailen naar De Loods Zorg), dan zal De Loods Zorg deze partij hier direct op aanspreken en nagaan of en zo ja hoe de cliënt dient te worden geïnformeerd. Mocht er onverhoopt sprake zijn van een datalek, dan zal De Loods Zorg dit aanhangig maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Website

De website van De Loods Zorg is ‘ssl’ versleuteld (https) en daardoor veilig. Gegevens van onze bezoekers van de website worden niet door ons of derden opgeslagen en niet gebruikt voor reclame-uitingen, nieuwsbrieven, gegevensuitwisseling et cetera